Business analýza a projektová metodika sú 2 strany jednej mince.

Turbulencia neustálych zmien sa zvyšuje rovnako rýchlo ako neistota vo všetkých manažérskych odvetviach. Nech už sa tým stoja digitálne transformácie, tlak na agilitu v projektoch alebo ,,new-normal". Postupne si zvykáme, že čo bolo skôr abnormálne a nepredstaviteľné sa dnes stáva samozrejmosťou.

Manažéri hľadajú možnosti, ako si vytvoriť nové / lepšie návyky strategického plánovania a riadenia (benefitov, rizík, dodávok). Snahou je udržať si konkurencieschopnosť, a práve Business Analýza (BA) je jedným z pilierov, ako vypilovať projekty k dokonalosti.

A prečo vymýšľať vymyslené. Jednoznačne najvyspelejšia metodika existuje a nájdete ju ako Business Analysis Body od Knowledge (BABOK). Jej využitie je naviac bezplatné , takže jediná investícia je do znalostí, resp.:

BABOK školenie

• BABOK Intro: úvod do 6 princípov z BABOK Guide
• BABOK certifikácia na úrovni Foundation a Practitioner
• Business Analysis Body of Knowledge je najrozšírenejšou metodikou

BABOK a Project Management

Ibaže toto rozhodnutie má najväčší dopad na projektovú kanceláriu, ktorá je stredobodom toho všetkého. Rada projektových manažérov išla cez palubu preto, že neustáli tlak a nezvládli obhájiť zmyslel svojej práce. Od prvej vlny pandémie to vidíme / počúvame na kurzoch PRINCE2, PMI, alebo Scrum stále častejšie.

Nemyslím si, že projektovým manažérom dochádza dych, pretože sú v pasci všadeprítomných škrtov a zmien. Za všetkým je tlak organizácii, ktoré chcú od svojich projektových manažérov viac, než len ,,dobre riadiť projekt".

Je pekné mať metodiku riadenia projektov PRINCE2. Ale strategické rozhodnutia na základe Business analýz sa robia v predprojektovej  príprave a riadení projektov je potom už skôr manažérska práca supervízora.

Viac, než kedy predtým je potrebné projekt obhájiť, oceniť a pravidelne reportovať, ako sa približujeme naplneniu indikátorov. To si vyžaduje úsilie a snahu sa učiť novým zručnostiam.

Projektoví manažéri nedostávajú presné informácie. V dnešnej dynamickej dobe to ani nemôžu po manažmente chcieť. V ideálnej podobe by mali byť schopní si dáta o prínosoch, dopadoch na Business získať, analyzovať a potom obhájiť navrhnuté postupy pre riadenie projektov, resp. dodávky.

Fakt, že súčasný stav nie je optimálny, alebo nefunguje je dôvodom, prečo sa stáva, že okolie vníma projektových manažérov ako tých, čo slepo doručujú dodávky produktov, služieb.

Či je možné riadiť projekt agilne ukáže Agilometer

Popri klasickom projektovom prístupe sa stále viac presadzuje aj agilita. Počuli ste o pomôcke Agilometer? Fantastická metodická vec, ktorá vám po zadaní kľúčových dát z projektu ukáže, do akej miery je vhodné riadiť projekt agilným spôsobom a prečo. Veľa sa jej venujeme v kurze PRINCE2 Agile Practitioner.

Často sa totižto  projekt rieši automaticky agilne (pretože každá spol. chce byť aspoň trochu agilná). A aké prekvapenie nastane, keď si vyhodnotíte na meetingu, že agilný štýl projektu nielenže nevyhovuje, ale dokonca vášmu zámeru škodí.

Nepozerám sa na svet čiernobielo. Nerozdeľujem tak projekty striktne na ,,waterfall" a ,,Agile". Ja sám som fanúšikom hybridného prístupu, ktorý kombinuje to najlepšie z oboch prístupov. Omnoho lepšie tak využijete zdroje, prostriedky a plány aj techniku k realizácii všetkých projektových indikátorov.

Aké schopnosti a zručnosti najviac chýbajú súčasným projektovým manažérom? Najlepšia investícia ako z pohľadu znalostí, ale aj času a peňazí je do kvalitnej projektovej metodiky. Tu máte na výber prakticky z dvoch možností, resp. ide o dve kombinácie nižšie uvedených prístupov:

PRINCE2

• Defacto best seller, ako v tradičnej, tak aj agilnej verzii
• Jednoduchá, zrozumiteľná a vysoko efektívna metodika
• Obsahuje 7 princípov, 7 Procesov, ktoré si poradia aj s veľkými projektami

PMI

• Nie je tak populárny, ale stále rastie na obľube
• Štandard využívajú spoločnosti z USA, ale stále viac aj v EU
• Porovnanie PMI s konkurenciou a skúsenosťami na projektoch v tomto článku

Scrum

Pretože Scrum sám o sebe nie je metodika, tak PMI aj PRINCE2 v agilnej verzii využívajú radu techník práve zo Scrum. Takže ako optimálne je ovládať dokonale Agile, tj. Scrum práve v kombinácii s PMI, alebo ešte lepšie PRINCE2.

Business analýza (BA) a projektová metodika sú dve strany jednej mince.

Profil ideálneho projektového manažéra sa v čase vyvíja a druhá najčastejšia disciplína, do ktorej je múdre investovať je znalosť Business Analysis.

Projektový manažér musí s manažmentom, alebo top manažmentom ešte viac spolupracovať najmä v prípravnej fáze projektu. Táto etapa nerieši, či riadiť projekt agilne, alebo tradične.

Ale snažia sa zaistiť čo najviac prínosov a benefitov pre projekt ako taký, tj. dobre spracovať a obhájiť business analýzu.

Business Analytik a jeho rola

Na veľkých projektoch je Business Analytik samostatnou rolou. Zvyčajne úzko spolupracuje s Projektovým Manažérom (PM).

Projektový manažér x Business Analytik

Zatiaľ čo PM, je ,,správcom" projektu, Business Analytik je správcom produktu. Tým sa dostávame k tomu, že Business Analýza je nie menej vhodná tiež pre Product Owner (rola v agilných projektoch, napr. podľa Scrum).

BA ako integrovaná súčasť riadenia projektov

Už nejakú dobu je stále viac doménou a neoddeliteľnou súčasťou projektového zámeru (napr. v metodike PRINCE2 etapa Business Case). Potrebná je samozrejme aj na ďalších projektových aktivitách, pretože výrazne prispievajú k zladeniu obchodných cieľov a doručovaní merateľných benefitov.

BA z pohľadu projektov, programov a portfólia (P3O)

Väčšina práce na Business analýze pri veľkých projektoch vzniká na úrovni portfólia, alebo programov a následne sa radí do projektov.

U malých projektov si väčšinou vystačíte s business analýzou, ktorú vypracuje a obhajuje sám projektový manažér. Nezáleží tu ani tak na veľkosti organizácie, ale na komplexnosti projektu. Takže rovnaká situácia sa týka  aj korporácii, ktoré spúšťajú menšie projekty.

BA v agilnom prostredí? Na 200%

Potrebujú Business Analýzu  v agilných projektoch? Rozhodne áno! Nástroje a techniky Business Analýzy sa v agilnom prostredí využívajú veľmi často.

Agilita si s Business analýzou rozumejú veľmi dobre. Defacto všetky agilné frameworky a prístupy, ktoré slúžia k riadeniu projektov, riadeniu zmien, transformáciám, alebo riešeniu problémov sú zamerané na zákazníka a na produkt.

Projektový manažér bez znalostí Business Analýzy tak často a zbytočne frustruje seba  aj ostatných, pretože sa pozerá na dodávku produktu / služieb projektovou optikou.

Business Analýza (BA) je všadeprítomná v agilnom prostredí. Dokonca ide z princípov o zásadne agilnejšiu metodiku v porovnaní s riadením projektov. Business Analýzu využijete pri vyjednávaní, obhajovaní, dosiahnutí konsenzu, dôkladnej analýze.

Princípy a Procesy projektovej metodiky proti tomu následne riešia, ako tieto rozhodnutia odrieknuť. A či to bude agilnou cestou, alebo tradičným (waterfall) štýlom nie je jasné.

BA podľa BABOK v prostredí projektov

Pred samotným zahájením projektu je kopa činností, ktoré majú definovať a špecifikovať business case projektu. A práve toto je agenda, resp. práca, ktorú vás naučia.

Rovnako tak pravidelné vyhodnocovanie projektu, alebo post projektovej činnosti, ktorú kopa projektových manažérov robí povrchne, ale sú pritom dôležitou súčasťou.

Pritom rola projektového manažéra je stále viac s presahom do predprojektovej fázy, kde sa rieši zmysel, efektivita a prínosy projektu, rovnako tak post projektovej, kde naopak sa vyhodnocuje cieľový stav a riešia sa ďalšie plány.

Manažéri, ktorí majú presah do Business analýzy, ktorú projektové metodiky riešia viacmenej povrchne, napr. aj projektová metodika PRINCE2, ktorá je odborovo neutrálna odporúča pre hlbšiu Business analýzu využitie nejakej profesionálnej metodiky.

Z môjho pohľadu sa rola business analýzy a projektového riadenia stále viac prelína  a tí z vás, ktorí zvládate obe disciplíny máte tak na trhu silnejšiu pozíciu pred ostatnými.

Rovnako tak pokiaľ chcete vašu organizáciu transformovať do agilného systému riadenia, využijete Business analýzu a 6 princípov BABOK v rámci projektov nespočetne krát a stane sa nedeliteľnou súčasťou vašej profesionálnej práce.